Разработка и внедрение централизованного справочника материально-технических ресурсов (МТР) предприятия

Введение

Задача централизации справочника МТР актуальна для многих предприятий и компаний. Зачастую к необходимости решения задачи объединения разрозненных справочников МТР в один централизованный, приводит организация централизованной заявочной компании. Организация централизованной закупки в рамках разрозненных справочников и классификаторов весьма затруднительно, что и приводи к проекту создание единого справочника материально-технических ресурсов.

В данной статье представлены цели и задачи преследуемые в проектах по централизации справочника материально-технических ресурсов, примерный состав работ, возможная техническая архитектура решения.

Статья основана на предположении, что перед компанией Заказчика стоит задача централизации справочника МТР из существующих информационные системы, в каждой из которых ведется свой справочник МТР со своей классификацией, в единую Центральную систему. Для этой задачи Заказчик нанимает Исполнителя.

Состав работ по созданию эталонного справочника и классификатора не рассматривается. Процесс перекодировки данных (в том числе и остатков по складам) в учетных системах переходящих на новый, централизованный справочник МТР нет рассматривается.

Цели проекта

Цель проекта разработки и внедрения централизованного справочника материально-технических ресурсов предприятия определяется следующим набором задач:

  1. оптимизация бизнес-процессов заявочной компании, сокращение циклов поставок МТР, повышение эффективности и прозрачности работы служб материально-технического снабжения;
  2. оптимизация объемов складских запасов, возможность оперативного поиска МТР (либо их аналогов) на складах предприятий группы;
  3. оптимизация бизнес-процессов технологического обслуживания оборудования (в части обеспечения МТР);
  4. обеспечение единообразия всей учетной и управленческой информации для всех пользователей корпоративных приложений;
  5. повышение качества бухгалтерской и управленческой отчетности.

Задачи проекта

К задачам проекта относятся:

  1. Разработка единой, взаимоувязанной модели сущностей относящихся к области МТР (классификатора(ы) МТР, свойства и значения свойств, справочник МТР).
  2. Создание целевого классификатора МТР.
  3. Создать консолидированный, нормализированный и гармонизированный справочника МТР (включая классификацию, определение набора свойств и значений).
  4. Разработать регламент сопровождения (добавления новых позиций и изменения существующих) централизованного справочника МТР.

Состав работ

Для выполнения поставленных целей и задач, предполагается выполнения следующих работ.

Содержание работ Описание Ожидаемые результаты
1 Анализ и сбор требований
1.1. Анализ текущей ситуации и выработка рекомендаций Анализ качества классификаторов и справочников МТР в существующих ученых системах. Выработка рекомендаций по использованию классификаторов и справочников МТР из существующих ученых систем для построения централизованных классификатора и справочника МТР. Выводы о качестве классификаторов и справочников МТР существующих учетных систем.
1.2 Определение требований к составу и структуре классификатора(ов) МТР Сбор требований к определению принципов выделения классов МТР. Сбор требований к кодированию позиций классификатора(ов) МТР. Сбор требований к определению набора иерархий и принципам построения иерархической структуры классификатора(ов) МТР. Анализ состава классов приобретенного классификатора МТР на предмет его соответствия требованиям. Набор требований к классификатору МТР, набору свойств и значений, справочнику МТР полученных тот функциональных специалистов – пользователей справочника МТР
1.3 Определение требований к составу и структуре системы свойств и значений классов МТР Сбор требований к определению принципов выделения свойств и значений классов. Анализ состава свойств приобретенного классификатора МТР на предмет его соответствия требованиям.
1.4 Определение требований к составу и структуре справочника МТР Сбор требований к структуре (составу полей) справочника МТР
2 Разработка модели данных сущностей МТР
2.1 Разработка модели данных сущностей МТР Разработка модели данных сущностей МТР включающей в себя: описание самих сущностей (классификатора(ов), справочника, свойств и значений), взаимосвязей между ними, описание их атрибутов, определение наименований таблиц и полей в БД, определение данных типов полей таблиц БД. Модель данных сущностей МТР.
3 Формирование классификатора(ов) МТР с учетом требований
3.1 Создание целевого классификатора МТР на базе приобретенного Формирование состава классов классификатора МТР, их уровней в иерархии, наименований, набора свойств и значений с учетом требований специалистов функциональных подразделений. За эталонный классификатор может быть принять ОКП Целевой классификатор МТР с набором свойств и значений.
3.2 Разработка шаблонов классов МТР Проводится разработка шаблон классов МТР, на базе правил наименований в приобретенном справочнике МТР, представляющих собой формализованное описание обобщенного правила формирования краткого и полного наименования позиции справочника МТР на основе атрибутов, свойств и их значений. При наличии в классе экземпляров МТР, имеющих отличия в формировании наименования, для них разрабатываются дополнительные шаблоны. Описательные шаблоны формируются только для крупных классов (содержащих 15 и более записей). Перечень классов, для которых разрабатываются шаблоны, согласуется с Заказчиком. Описание шаблонов формирование позиций справочника МТР по классам классификатора МТР.
3.3 Согласование классификатора МТР со специалистами функциональных подразделений Заказчика Согласование со специалистами функциональных подразделений Заказчика структуры и состава классификатора МТР, свойств и значений классов, шаблонов классов Согласованный, откорректированный классификатор МТР с набором свойств и значений.
4 Проведение консолидации, нормализации и гармонизации существующих справочников МТР
4.1 Проектирование и разработка прикладного программного обеспечения поддержки процесса перехода на единый справочник МТР (опционально) Проектирование и разработка прикладного программного обеспечения следующей функциональности:
- захвата изменений для последующего пополнения и корректировки целевого справочника МТР;
- проведения поиска полных дубликатов;
- ведение таблиц соответствия;
- обеспечения навигации по справочникам МТР.
Прикладное ПО обеспечивающее поддержку процесса перехода на единый справочник МТР.
4.2 Предварительная нормализация данных (при наличии ПО автоматическими средствами) Производится предварительная обработка данных (вручную или с использованием ПО). Объем обрабатываемых данных может быть сокращен путем выгрузки только тех позиций справочника МТР из существующих учетных систем, по которым есть остатки на складах. Проводится исключение лишних пробелов и специальных символов. Выявляются полные дубликаты. Предварительно нормализованные справочники МТР из существующих учетных систем.
4.3 Обработка позиций справочников МТР Распределение позиций справочников МТР между экспертами. Нормализация и исправление ошибок в записях справочников МТР (включая приведение наименований к стандартизованному виду, устранение неполноты и противоречивости). Проставление соответствия записи приобретенного справочника МТР, записей справочников МТР существующих учетных систем. Консультации со специалистами функциональных подразделений Заказчика по неполным, некорректным и противоречивым позициям справочников МТР. Централизованный справочник МТР. Набор таблиц соответствия значений централизованного справочника МТР, значениям из справочников МТР существующих учетных систем.
4.4 Согласование справочника со специалистами функциональных подразделений Заказчика Согласование со специалистами функциональных подразделений Заказчика состава справочника МТР Согласованный, готовый к загрузке в Центральную систему, централизованный справочник МТР.
5 Разработка регламента сопровождения централизованного справочника МТР
5.1 Разработка регламента сопровождения централизованного справочника МТР Разработка свода правил, шаблонов по внесению новых позиций в централизованный справочник МТР, правил определения классов МТР, правила заполнения значений свойств. Регламент сопровождения централизованного справочника МТР

Участие Заказчика

Для успешного выполнения задачи по созданию и дальнейшему сопровождению централизованного справочника МТР необходимо участие Заказчика. В частности необходимо:

  1. на этапе создания справочника:
    • назначить специалистов ответственных за предоставление информации по существующим учетным системам;
    • назначить специалистов ответственных за утверждение классификатора и справочника МТР;
    • назначить специалистов ответственных за устранение противоречий, неполноты и дубликатов в позициях справочника МТР;
  2. а этапе сопровождения справочника:
    • создать группу/группы сопровождения НСИ (МТР).

Архитектура решения централизованного ведения НСИ (МТР)

Для обеспечения ведения централизованного справочника МТР, возможна следующая архитектура.

Архитектура решения по ведению централизованного справочника МТР

Ниже представлено описание решения:

  • Пользователи существующих учетных систем отправляют запрос на внесение новой позиции в справочник МТР (или в случае необходимости на изменение уже существующей).
  • Эксперт группы сопровождения НСИ проводит анализ запроса на добавление новой позиции в справочник МТР: убеждается, что такой позиции точно нет в справочнике МТР; проверяет полноту данных необходимых для формирования новой позиции справочника МТР. В случае положительного результата проверки, вносит новую позицию в справочник МТР Центральной системы.
  • Производится записи новой позиции в справочник МТР Центральной системы.
  • Enterprise Service Bus обеспечивает передачу новых записей из справочника МТР Центральной системе и присвоение им уникальных ключей записей для существующих учетных систем.
  • Автоматически производится записи в таблицы соответствия, определяющие соответствия записей справочника МТР Центральной системы и записей справочников МТР учетных систем.